ブログ版「コミュニケーション」研修⑯ ～’打って’伝えるコミュニケーションケーション術～
「仕事が人を輝かせるのではなく、人が仕事を輝かせる」
こんにちは！TLBライフの境です！
ブログ版「コミュニケーション」研修も終盤。今回もどうぞよろしくお願いいたします。
‛打って’伝える「コミュニケーション術」
「誠意」や「熱意」や「想い」、「要件」「要点」を「非対面」の状態で伝える。
「非対面」というと「電話」という手段がありますが、昨今は「メール」をはじめ、各種アプリの登場で「ビジネスコミュニケーション」においても、電話を使用する機会は減りました。
「電話は時間を奪われる」
最近ではこのような認識を持たれる方も少なくないですし、電話をかけるときは
「手が離せない」
「離席中」
など、相手の状態もわからないため、
「繋がらない」
「折り返し」
などの「非効率」も発生するがゆえ、特に「要件」を伝える際の主流は「メール」や「アプリ」に移行している部分もありますよね。
「ビジネスコミュニケーション」。そんななかにおいて、今回とりわけメインで取り上げるのは「社内コミュニケーション」についてです。
‛打って’伝える「コミュニケーション術」。社内人間関係との相関性。
組織に属する以上、上下関係は存在しますし、仕事をする以上は評価をしてもらい、よりよい処遇をいただきたい。
これは誰しもが望むことだと思います。
以前の記事でもご紹介しましたが、そうなると日々の良好かつ円滑な「コミュニケーション」は必須となり、お互いの人間性や立場のちがいを共有することが入口となる。
たしかに、いろいろな意味で「仕事ができる」ことは大切なのですが、それだけでは評価をいただくのは難しいのが実際です。
過去の経験ですが、組織を預かり複数の部下を持たせていただくと、都度全員に集まってもらってのミーティングを開催するワケにもいきませんし、「伝言ゲーム」による「微妙な行き違い」を防ぐべく明文化という目的のもと、指示命令や連絡事項を「メール」で行うということも多いワケですが、この「上司からの指示命令・連絡事項」に対しても、そのアクションはさまざま。
送信対象を4名とするとこのような感じでしょうか。
（送信内容）
『（～略～）…の件、皆さんに依頼事項があります。（～略～）期日までにご対応をお願いいたします。』
（A）「…。」（未返信）
＝読んだのかすら分からない。
（B）「了解しました。」
＝了解したかどうかを聞きたいワケでない。
（C）「お疲れさまです。確認いたしました。」
＝確認したかどうかを聞きたいワケではない。
（D）「確認いたしました。主旨目的理解のうえ納期厳守にて対応いたします」
＝ここまで打ってくれればとりあえずは安心
「めんどくさいな…」
「了解！」
「非対面」ですので、頬杖（ほおづえ）・舌打ちという姿勢で読んでいるのか、はたまた真剣に熟読（誠意）し、指示内容を遂行しようという意欲（熱意）をもって読んでいるのかどうかは分かりません。
たとえば、（A）（B）（C）の3名が後者の状態であれば、非常にもったいないということ。
「思っているだけでは伝わらない」
「伝えても伝わらなければ意味がない」
この典型例ですね。
（A）（ B）（C）の状況ではその「誠意」や「熱意」は送信者には伝わらないのです。
そして、「評価」には「期待」も介在します。
「期待されていない人」
「期待されている人」
もちろん「行った仕事の内容」に対してもそうですし、「昇進」や「昇格」などが好例。
そうなると、与えられる仕事や役割も変わってくる。
新たな業務、より重くなる責任。
できるかどうか、担えるかどうかなどはやらせてみないとわかりません。
さらにそうなると、その判断材料のなかにおいては「期待」の比重が大きくなります。
そして、こうした「期待」の積み上げには、些細なことではあるも日常の「コミュニケーション」が必須だということです。
「めんどくさいな」
＝本音
「確認いたしました。期日までに対応いたします」
＝タテマエ
ちなみにですが、大人になると誰もが「本音」と「タテマエ」をうまく使い分けますから、（D）さんが前者というパターンのほうが圧倒的に多いです😑
「良いことは言うも行動が…」という状況ですね。
ただ、これはのちの「仕事ぶり」に「有言不実行」「内容不十分」などという形で即刻かつ顕著に表れます。
打って伝える「コミュニケーション」。その具体例。
①上司からご指摘をいただいたとき ②ちょっとした連絡や報告をする際 ③前日に夕食をご馳走になった際などなど、
①申し訳ございません。
＝非を認め謝罪する
②おはようございます。
＝基本的素養かつ礼儀のひとつである「挨拶」
③昨日はありがとうございました。
＝感謝の気持ち
どうして10文字程度が打てないのだろう…。
こう思うことがよくあります。
これで「誠意」や「謝意」の伝わり度合いが変わり、受け手の「印象」や「期待」も大きく変わるのに。もったいないな…。
「要件を伝えることしか考えていない」
私の息子の場合がまさにそうだったワケですが、打って「伝える」ことはするも、それが相手にどう「伝わって」いるかという視点がない。
こうした方は少なくありません。
今回の記事では「社内コミュニケーション」をメインにお伝えしましたが、「対外的なコミュニケーション」にも同様のことがいえると思います。
取引先のご担当者にメールを送る際に、お礼を述べない方はいらっしゃいませんが、
「ありがとうございました」
「申し訳ございませんでした」
「誠にありがとうございました」
「本当に申し訳ございませんでした」
「謝意」や「誠意」を伝える。
文字にしてたったの２文字か３文字。これで伝わり度合は変わるかもしれません。
しかしながら、解釈は人によって異なるがゆえ当然変わらないこともあります。
たかだか２文字か３文字を入れたからといって劇的な効果が見込めるワケではありませんが、
「使わないよりは使ったほうがよい文言」は使うにこしたことはない。
「ありがとう」は１回よりも２回がよい
これが大事なのだと思います。
非対面の状態で部下から報告・連絡を受ける。
「了解です。」
「了解です！」
これだけで受け手の気分は劇的に変わります。その報告・連絡に対して、前向きな捉え方をしたのであれば、ほんのちょっとだけ手を加えたほうがよいと思います。
時間をかけて長文をしたためる必要はありません。
スタンプだっていいと思います。
後ろ向きな捉え方をしたのであれば、何がまずかったのかを考えてもらうべく、あえて冷たく事務的に見える言い方を選択する必要もあると思います。
「打って伝えるコミュニケーション術」。
これはビジネスシーンにかぎらず、プライベートにも活用できるのではないでしょうか。
職場やご家庭やご友人との「コミュニケーション」。
皆さまの日常はいかがでしょうか。
「思っているだけでは伝わらない」
「伝えても伝わらなければ意味がない」
適宜お振り返りいただけますと幸いです。
「言い過ぎたよね…。ごめん！」
「いつもほんとにありがとな！」
？
？
？
？
？
と・は・い・え、
照れ臭さなどが邪魔をして、なかなか口にできることではありませんし、私もなかなかできていないことが多いのが実際です。
しかし、理解していなければ実行しようとは思いませんし、実行しようと思わなければ実行はありません。
思ったのならまずは口に出す！
適宜少しずつご活用いただければ幸いです。
「仕事が人を輝かせるのではなく、人が仕事を輝かせる。」
TLBライフ境でした。
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【今日のありがとう】
昨日は弊社の経営理念勉強会に参加させていただきました。あらかじめ決められたひとつのテーマに対し、各自が発表し感想等を述べる。１時間以上もひとつのテーマに対して集中して考えることを通じて非常に大切な気づきをいただきました。こうした機会をくださった会社はもちろん、勉強会の資料や会場のセッティングと、準備をしてくださった方々に感謝！
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